個人情報保護方針

公益財団法人新宿未来創造財団　個人情報保護規程

平成22年4月1日
規程第12号

(目的)
第1条　この規程は、公益財団法人新宿未来創造財団(以下｢本財団｣という。)が個人情報の収集、保管及び利用する場合の基本原則を明確にし、個人情報の管理の適正を規するとともに、自己に関する個人情報(以下｢自己情報｣という。)の開示、訂正等を求める権利を保障することにより、利用者の基本的人権を擁護することを目的とする。

(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　個人情報　個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、特定の個人が識別され、又は識別されうるもので、文書、図画、写真、フイルム、磁気ディスクその他これに類する一切の媒体に記録されるもの又は記録されたものとする。
(2)　電子計算組織　与えられた一連の処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子計算機器の組織をいう。

(財団の責務)
第3条　個人情報を収集し、保管し、又は利用するに当たっては、利用者の基本的人権を尊重するとともに、個人情報の保護を図るために必要な措置を講じなければならない。
2　個人情報を収集し、保管し、又は利用する役員及び職員は、業務上知り得た個人情報に係る秘密を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。

(適正収集の原則)
第4条　個人情報を収集するときは、事業目的達成に必要な最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段によって収集しなければならない。

(収集禁止事項)
第5条　法令に定めがあるとき、その他正当な事業の執行に関連し、その事業の範囲内で行われるときを除き、次の各号に掲げる事項に関する個人情報を収集してはならない。
(1)　思想、心情及び宗教に関する事項
(2)　社会的差別の原因となる事実に関する事項
(3)　犯罪に関する事項
(4)　前各号に掲げるもののほか、利用者の個人的秘密が侵害される恐れがあると認めた事項

(収集の制限)
第6条　個人情報を収集するときは、収集の目的及び根拠を明らかにして、当該個人(以下｢本人｣という。)から直接これを収集しなければならない。
2　前項の規定に係わらず、財団は、次の各号に掲げる場合においては、個人情報を本人以外のものから収集することができる。
(1)　本人の同意があるとき。
(2)　法令に定めがあるとき。
(3)　利用者の生命又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないとき。
(4)　当該個人情報が、出版、報道等により公にされているとき。
(5)　前各号に掲げるもののほか、特に必要があると認めたとき。
3　前項第3号又は第5号の規定により個人情報を収集したときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。
4　本人又はその代理人による法令等に基づく申請行為が行われた場合は、第1項の規定による収集がなされたものとみなす。

(適正管理の原則)
第7条　個人情報の適正管理を行うため、次の各号に掲げる事項について、必要な措置を講じなければならない。
(1)　個人情報は、正確かつ最新なものとすること。
(2)　個人情報の紛失、破損、改ざんその他の事故を防止すること。
(3)　個人情報の漏えいを防止すること。
2　管理の必要がなくなった個人情報は、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。

(個人情報保護管理者の設置)
第8条　個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、各課長を個人情報保護管理者とする。

(目的外利用の制限)
第9条　個人情報に係る業務の目的の範囲を超えて当該個人情報の利用(以下｢目的外利用｣という。)をするときは、本人の同意を得なければならない。
2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合においては、本人の同意を得ないで、目的外利用をすることができる。
(1)　法令に定めがあるとき。
(2)　利用者の生命又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないとき。
(3)　利用者の福祉の向上を図るため、法令等の定めに基づき適正に業務を執行するとき。
(4)　前各号に掲げるもののほか、特に必要があると認めたとき。
3　前頃の規定により目的外利用をしたときは、別に規則で定める事項を記録し、利用者の閲覧に供さなければならない。
4　第2項第2号の規定により目的外利用をしたときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。

(外部提供の制限)
第10条　管理している個人情報を本財団以外のものに提供(以下｢外部提供｣という。)をするときは、本人の同意を得なければならない。
2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合においては、本人の同意を得ないで、外部提供をすることができる。
(1)　法令に定めがあるとき。
(2)　利用者の生命又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないとき。
(3)　前各号に掲げるもののほか、特に必要があると認めたとき。
3　前項の規定により外部提供をしたときは、規則で定める事項を記録し、閲覧に供さなければならない。
4　第2項第2号の規定により外部提供をしたときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。

(電子計算組織による処理)
第11条　本財団は、第5条各号に掲げる事項に関する個人情報を、電子計算組織に記録してはならない。

(開示の請求)
第12条　何人も、本財団が管理している自己情報の開示を請求することができる。
2　次の各号のいずれかに該当する自己情報については、開示の請求に応じないことができる。
(1)　法令に定めがあるもの。
(2)　個人の評価、診断、判定、指導、相談、推薦、選考等に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに正当であると認められるもの。
(3)　調査、交渉、照会、争訟等に関するものであって、開示することにより、公正かつ適正な事業執行の妨げになると認められるもの。
(4)　前各号に掲げるもののほか、公益上必要があると認めたもの。
3　請求に係る自己情報のうち、前項の規定により開示の請求に応じることができない部分がある場合において、その部分を容易に、かつ、自己情報の開示の請求の趣旨を損なわない程度に分離できるときは、その部分を除いて開示の請求に応じなければならない。
4　第2項の規定により開示の請求に応じることができない自己情報であっても、期間の経過により同項各号のいずれにも該当しなくなったときは、開示の請求に応じなければならない。

(訂正の請求)
第13条　何人も、自己情報について事実の記載に誤りがあるときは、当該自己情報の訂正を請求することができる。

(削除の請求)
第14条　何人も、第4条、第5条又は第6条第1項若しくは第2項の規定に反し、自己情報が収集されたときは、当該自己情報の削除を請求することができる。

(利用中止の請求)
第15条　何人も、第9条第1項若しくは第2項又は第10条第1項若しくは第2項の規定に反し、自己情報が目的外利用され、又は外部提供されているときは、当該目的外利用又は外部提供の中止(以下｢利用中止｣という。)を請求することができる。

(請求の方法)
第16条　第12条第1項の規定による開示の請求、第13条の規定による訂正の請求、第14条の規定による削除の請求又は前条の規定による利用中止の請求をする者は、本人であることを明らかにして、次の各号に掲げる事項を記載した請求書を提出しなければならない。
(1)　氏名及び住所
(2)　自己情報を特定するための事項
(3)　請求の趣旨
(4)　前各号に掲げるもののほか、規則で定める事項

(請求に対する決定等)
第17条　前条の規定による請求があったときは、当該請求を受理した日から起算して、開示の請求にあっては14日以内に、訂正、削除及び利用中止の請求にあっては20日以内に、当該請求に対する可否を決定し、その旨を速やかに当該請求者に通知しなければならない。
2　前項の場合において、当該請求に応じないことと決定したとき(当該請求の一部について応じないことと決定したときを含む。)は、その理由(その理由がなくなる期日が明示できるときは、その理由及び期日)を併せて通知しなければならない。
3　やむを得ない理由により、第1項の期間内に決定することができないときは、同項の規定にかかわらず、その期間をさらに30日間を限度として延長することができる。この場合において、当該延期の理由及び決定できる期間を速やかに当該請求者に通知しなければならない。

(決定後の手続)
第18条　前条自己情報の開示、訂正、削除及び利用中止の請求に応じることと決定したときは、速やかに当該請求に応じなければならない。
2　自己情報の開示は、当該自己情報の閲覧又は写しの交付によって行うものとする。
3　第1項の規定により訂正、削除及び利用中止の請求に応じたときは、その旨を当該自己情報の外部提供を受けているものに対し、通知しなければならない。

(費用の負担)
第19条　この規程の規定による自己情報の開示、訂正、削除及び利用中止に係る費用は、無料とする。ただし、自己情報の写しの作成及び送付に要する費用については、当該写しの交付を受けるものに対し、その実費相当額の負担を求めることができる。

(業務委託に係る措置)
第20条　個人情報に係る業務の処理を外部に委託しようとするときは、その委託契約において個人情報の保護について必要な措置を講じなければならない。

(他の制度との調整)
第21条　法令の規定により自己情報の開示、訂正、削除及び利用中止その他これらに類する請求ができる場合は、それぞれの定めるところによる。

(委任)
第22条　この規程の施行に関し、必要な事項は、理事長が定める。

(改廃)
第23条　この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

附　則
この規程は、財団法人新宿区生涯学習財団が公益財団法人新宿未来創造財団の移行登記を行った日より施行する。
(平成21年10月21日理事会議決)

公益財団法人新宿未来創造財団　個人情報保護規程施行規則

平成22年4月1日
規則第18号

(目的)
第1条　この規則は、公益財団法人新宿未来創造財団(以下「財団」という。)個人情報保護規程(以下「規程」という。)の施行について、必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)
第2条　この規則において使用する用語の意義は、次の各号に定めるものを除くほか、規程で定める用語の例による。
(1)　課　　財団組織規程第3条第2項に規定する課をいう。
(2)　課長　前号に規定する課の長をいう。

(個人情報保護管理事務取扱者)
第3条　規程第8条に規定する個人情報保護管理者を補佐するため、課に個人情報保護管理事務取扱者を置く。
2　個人情報保護管理事務取扱者は、所属職員の中から課長が指名する。

(目的外利用の記録等)
第4条　規程第9条第3項に規定する規則で定める事項とは、次の各号に掲げる事項とする。
(1)　保有課の名称
(2)　業務の名称
(3)　目的外利用をした理由
(4)　目的外利用をした個人情報記録の項目
(5)　目的外利用の根拠
(6)　目的外利用を開始した年月日
(7)　目的外利用の期限
(8)　個人情報を使用する課の名称
(9)　前各号に掲げるもののほか、理事長が必要があると認める事項
2　規程第9条第3項に規定する記録は、目的外利用記録票に記載することにより行うものとする。

(外部提供の記録等)
第5条　規程第10条第3項に規定する規則で定める事項とは、次の各号に掲げる事項とする。
(1)　保有課の名称
(2)　業務の名称
(3)　外部提供をした理由
(4)　外部提供をした個人情報記録の項目
(5)　外部提供の根拠
(6)　外部提供を開始した年月日
(7)　提供先
(8)　前各号に掲げるもののほか、理事長が必要があると認める事項
2　規程第10条第3項に規定する記録は、外部提供記録票に記載することにより行うものとする。

(開示の請求書等)
第6条　規程第16条に規定する請求書の提出は、自己情報(開示・訂正・削除・利用中止)請求書により行うものとする。
2　前項に規定する請求書を提出しようとする者(以下「請求者」という。)には、証印のあるもの又は写真を特殊加工してあるものの提示を求めるものとする。ただし、財団が,郵送その他適当と認めた方法により請求者に対し文書により照会し、その回答書を請求者が自ら持参したときには、この限りではない。
3　規程第16条第4号に規定する規則で定める事項とは、請求の区分とする。

(可否決定通知書等)
第7条　規程第17条第1項の規定による決定の通知は、自己情報開示等可否決定通知書により行うものとする。

(開示の方法等)
第8条　自己情報の開示は、当該自己情報を管理している課が行うものとする。
2　自己情報が記録されている磁気テープ、磁気ディスクその他これに類するものの開示は、通常の事務処理の方法で出力されたものにより行うものとする。
3　規程第17条第1項の規定により開示の決定を受けた者が自己情報の閲覧を行うときは、理事長が指定する期日及び場所において、職員の立会いのもとに行わなければならない。
4　前項の場合において、自己情報の閲覧をしようとする者は、当該自己情報の記録を丁寧に取り扱い、汚損、破損又は抜取りをしてはならない。
5　理事長は、自己情報の記録が汚損又は破損のおそれがあると認めるときは、当該自己情報の記録の写しを閲覧させることができる。
6　理事長は、第4項の規定に違反したもの又は違反するおそれがあると認められる者に対しては、自己情報の閲覧を中止させ、又は禁止することができる。

(自己情報の写しの交付部数)
第9条　自己情報の写しの交付は、1件の請求につき1部とする。

(個人情報(訂正・削除・利用中止)通知書)
第10条　規程第18条第3項の規定による自己情報の訂正、削除、利用中止の通知は、個人情報(訂正・削除・利用中止)通知書により行うものとする。

(費用の前納)
第11条　規程第19条ただし書きの規定による費用は、請求者から前納させるものとする。

(委任)
第12条　この規則の施行に関し、必要な事項は別に定める。

附　則
この規則は、財団法人新宿区生涯学習財団が公益財団法人新宿未来創造財団の移行登記を行った日より施行する。
(平成22年3月19日理事会決定)
附　則
この規則は、平成26年9月1日より施行する。